Архивска књига: шта вам треба

Шта фирма мора да има

• Листа категорија документарног материјала са роковима чувања

  Одобрава је надлежни јавни архив. Мора бити усклађена са Законом о архивској грађи (Сл. гласник РС 6/2020) и интерним пописом градива фирме.

• Општи акт о евидентирању, класификовању и архивирању документарног материјала

  Обавезно по чл. 14 Закона о архивској грађи. Утврђује поступке пријема, обраде и чувања докумената у фирми.

• Одлука о одређивању одговорног стручног лица за архивирање

  Свака фирма мора писаном одлуком одредити лице одговорно за архивску грађу (чл. 9 Закона о архивској грађи).

• Архивска књига за текућу годину, у званичном формату

  Прописана Правилником 34/2022. Попуњава се у ћириличном писму према званичном IAB обрасцу. Садржи опис градива, количину, рокове чувања и напомене.

• Попис свих докумената по годишњим групама и категоријама

  Свака ставка архивске књиге мора имати: редни број, годину настанка, класификациону ознаку, садржај, количину, рок чувања и напомену.

• Изјава или допис надлежном јавном архиву

  Пре предаје архивске књиге, фирма доставља допис којим обавештава надлежни јавни архив о стању архивског градива (чл. 9 ст. 1 Закона).

• Рок предаје: до 30. априла текуће године за претходну календарску годину

  Законски рок за предају архивске књиге надлежном јавном архиву. Неиспуњавање је основ за казну од 50.000 до 2.000.000 RSD за правно лице.

• Документација у папирној или дигиталној форми, у складу са Законом о електронском документу

  Дигитални документи морају испуњавати услове аутентичности и интегритета по Закону о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења.

Правни основ