Politika privatnosti

Ovom politikom uređuje se obrada podataka o ličnosti u vezi sa veb-sajtom dokumentar.rs, aplikacijom Dokumentar.rs, komunikacijom sa potencijalnim i postojećim klijentima, korisničkom podrškom, bezbednošću sistema i izvršenjem ugovora o korišćenju usluge.

NEW NEST MD DOO je rukovalac za podatke o posetiocima sajta, korisničkim nalozima, kontakt osobama klijenata, naplati, podršci i sigurnosnim evidencijama. Kada klijent učita dokumenta i podatke svojih zaposlenih, klijenata, dobavljača ili drugih lica u Dokumentar.rs, klijent je po pravilu rukovalac, a NEW NEST MD DOO je obrađivač koji postupa po uputstvima klijenta, u skladu sa Ugovorom o obradi podataka.

• identifikacioni i kontakt podaci: ime, prezime, poslovna e-mail adresa, telefon, naziv firme, PIB, matični broj, adresa i podaci o ovlašćenim ili kontakt licima;
• podaci o korisničkom nalogu: identifikator naloga, uloga, tenant/firma, radni prostor, podešavanja, istorija pozivnica i status pristupa;
• podaci o dokumentima: naziv fajla, tip, veličina, datum, metapodaci, OCR tekst, klasifikacija, tagovi, pretraga i sadržaj dokumenata koje korisnik učita;
• tehnički i sigurnosni podaci: IP adresa, identifikatori sesije, zapisi o prijavi, audit log, događaji pristupa, preuzimanja, deljenja i administrativnih izmena;
• komunikacioni podaci: upiti, prijave problema, odgovori podrške, e-mail poruke i evidencija slanja transakcionih obaveštenja;
• podaci iz javnih ili službenih izvora koje korisnik zatraži kroz funkcije aplikacije, uključujući podatke o firmi i računima dobijene iz NBS servisa kada je ta funkcija omogućena.

• zaključenje i izvršenje ugovora: kreiranje naloga, pružanje aplikacije, upload, obrada dokumenata, pretraga, klijentski portal, share linkovi, podrška i komunikacija;
• legitimni interes: bezbednost sistema, sprečavanje zloupotreba, audit log, unapređenje stabilnosti, interna evidencija B2B komunikacije i zaštita pravnih interesa;
• zakonska obaveza: čuvanje poslovne, poreske i računovodstvene dokumentacije NEW NEST MD DOO, postupanje po zahtevima nadležnih organa i vođenje evidencija kada je propisano;
• pristanak: marketing komunikacija, opciona analitika i kolačići koji nisu nužni za rad sajta ili aplikacije, kada takve funkcije budu uključene;
• uputstva klijenta: obrada sadržaja dokumenata i podataka trećih lica u okviru klijentskog tenanta vrši se kao obrada u ime klijenta.

Dokumentar.rs koristi OCR, klasifikaciju, ekstrakciju metapodataka, generisanje embedding vektora i hibridnu pretragu kako bi korisniku omogućio upravljanje dokumentima. Rezultati AI obrade mogu biti netačni ili nepotpuni, pa korisnik ostaje odgovoran da proveri klasifikaciju, metapodatke, rokove čuvanja i izveštaje pre upotrebe u pravne, računovodstvene ili arhivske svrhe.

AI obrada se koristi radi pružanja funkcionalnosti usluge, a ne radi donošenja odluka koje proizvode pravno dejstvo prema fizičkim licima bez ljudske provere.

Podaci se mogu učiniti dostupnim zaposlenima ili angažovanim saradnicima NEW NEST MD DOO kojima je pristup potreban radi pružanja usluge, korisnicima koje klijent ovlasti, podobrađivačima navedenim na strani Podobrađivači, kao i nadležnim organima kada je to zakonom propisano.

Podobrađivači mogu uključivati pružaoce cloud hostinga, baze podataka, skladišta, autentikacije, e-mail servisa, AI/OCR servisa, monitoringa i podrške. Aktuelni spisak je objavljen na /legal/subprocessors.

Pojedini podobrađivači mogu obrađivati podatke u Evropskoj uniji, Sjedinjenim Američkim Državama ili drugim državama. Kada se podaci iznose u drugu državu ili međunarodnu organizaciju, NEW NEST MD DOO primenjuje odgovarajuće mere zaštite u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, uključujući ugovorne obaveze, standardne ugovorne klauzule ili druge zakonite mehanizme prenosa, kada su primenljivi.

• podaci naloga i ugovorni podaci čuvaju se tokom trajanja ugovornog odnosa i nakon toga koliko je potrebno radi naplate, rešavanja sporova i zakonskih obaveza;
• audit log i sigurnosne evidencije čuvaju se u rokovima potrebnim za bezbednost, dokazivanje pristupa i usklađenost sa ugovorom;
• dokumenti klijenta čuvaju se dok klijent koristi uslugu, odnosno do brisanja, izvoza ili isteka ugovorenog roka, uz poštovanje zakonskih rokova čuvanja koje određuje klijent kao rukovalac;
• poslovna i poreska dokumentacija NEW NEST MD DOO čuva se u rokovima propisanim računovodstvenim i poreskim propisima;
• podaci obrađeni na osnovu pristanka čuvaju se do povlačenja pristanka, osim ako postoji drugi zakonit osnov za dalje čuvanje.

U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, možete zahtevati pristup, kopiju, ispravku, dopunu, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost, prigovor na obradu zasnovanu na legitimnom interesu i povlačenje pristanka kada je obrada zasnovana na pristanku.

Zahtev se šalje na kancelarija@nestknjigovodstvo.rs. Ako se zahtev odnosi na podatke u dokumentima klijenta, NEW NEST MD DOO može zahtev proslediti klijentu kao rukovaocu ili postupiti po njegovom dokumentovanom uputstvu.

Primenjujemo organizacione i tehničke mere zaštite primerene riziku, uključujući kontrolu pristupa po ulozi i tenant-u, TLS enkripciju u prenosu, ograničavanje pristupa produkcionim podacima, audit log, odvajanje korisničkih prostora, sigurnosne kopije i ugovorne obaveze poverljivosti za lica koja imaju pristup.

Ako smatrate da se podaci obrađuju protivno zakonu, imate pravo da se obratite Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, Bulevar kralja Aleksandra 15, 11000 Beograd, e-mail office@poverenik.rs. Pre podnošenja pritužbe možete nam se obratiti na kancelarija@nestknjigovodstvo.rs kako bismo pokušali da zahtev rešimo neposredno, ali to nije uslov za obraćanje Povereniku.

Ovu politiku možemo izmeniti radi usklađivanja sa propisima, uslugom ili infrastrukturom. Važeća verzija je uvek dostupna na ovoj stranici. Materijalne izmene koje utiču na prava klijenata biće najavljene razumnim putem, npr. kroz aplikaciju ili e-mail obaveštenje.