Česta pitanja
Odgovori na pitanja koja nam najčešće postavljaju pre i posle registracije.
Početak
Šta je Dokumentar i za koga je namenjen?
Dokumentar je aplikacija za čuvanje, organizovanje i pretragu dokumenata vaše firme. Namenjena je malim i srednjim preduzećima, kao i knjigovodstvenim agencijama koje vode više klijenata. Arhivska knjiga se pravi automatski, a uz plaćeni plan AI sam razvrstava dokumente.
Kako da počnem? Treba li mi kartica za registraciju?
Registracija je besplatna i ne traži karticu. Otvorite nalog, prođite kroz kratko podešavanje firme i odmah možete da otpremate dokumente. Besplatni plan nudi 5 GB prostora bez vremenskog ograničenja.
Koji formati fajlova su podržani?
Podržani su PDF, Word, Excel, PowerPoint, slike (JPG, PNG) i XML fajlovi. Fajlovi stižu kroz prevlačenje u pretraživač, slanje na vašu inbox adresu ili slikanje telefonom kroz mobilnu aplikaciju.
Mogu li da koristim Dokumentar ako imam više klijenata ili firmi?
Da. Svaka firma je odvojena celina sa sopstvenim dokumentima i korisnicima. Knjigovodstvena agencija može da vodi neograničen broj klijenata, a svaki klijent vidi samo svoje dokumente.
Naplata i planovi
Šta dobijam besplatno, a šta plaćam?
Besplatni plan uključuje 5 GB prostora, čuvanje fajlova, ručno organizovanje u fascikle, pregled i preuzimanje, deljene linkove, klijentski portal sa dozvolama, pretragu po ključnoj reči i generisanje arhivske knjige uz ručno kategorisanje. Plaćeni planovi dodaju AI automatsko razvrstavanje dokumenata, pretragu prirodnim jezikom, automatski prijem faktura iz SEF sistema i eOtpremnica, i veće kapacitete (više korisnika, klijent-firmi i prostora).
Koliko košta Standard ili Profesional plan?
Standard plan košta 2.990 RSD mesečno, Profesional 3.990 RSD mesečno. Za agencije koje vode više klijenata postoji Agencija plan sa cenom po klijent-firmi; kontaktirajte nas za detalje. Sve cene su bez PDV-a.
Da li postoji godišnji popust?
Godišnja pretplata je dostupna uz popust u odnosu na mesečnu cenu. Detalji su vidljivi na stranici Cene.
Šta se dešava kada istekne besplatni plan ili ako otkažem pretplatu?
Vaši podaci ostaju sačuvani. Uvek možete preuzeti sve dokumente i metapodatke u ZIP arhivi pre otkaza. Nema zaključavanja niti naplate za preuzimanje.
Mogu li da nadogradim ili otpišem plan u bilo kom trenutku?
Da. Nadogradnja na plaćeni plan je moguća u svakom trenutku. Za nadogradnju ili otkazivanje kontaktirajte nas na kontakt stranici.
Bezbednost i privatnost
Gde se čuvaju moji podaci?
Svi dokumenti se čuvaju u Cloudflare R2 skladištu u EU regionu, šifrovani AES-256. Nema naplate za preuzimanje (egress), a podaci nikad ne napuštaju EU bez vaše saglasnosti.
Ko ima pristup mojim dokumentima?
Isključivo korisnici koje vi sami pozovete. Svaki nalog je potpuno odvojen od ostalih, a vi kontrolišete ko vidi koji dokument ili fasciklu putem granularnih dozvola.
Da li su podaci u skladu sa GDPR i Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti?
Da. Dokumentar obrađuje podatke u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti (ZZPL). Potpisujemo Ugovor o obradi podataka (DPA) sa svakim klijentom. Lista podobrađivača je javno dostupna na sajtu.
Mogu li da izvezem sve dokumente ako otkažem pretplatu?
Da. U svakom trenutku možete preuzeti sve vaše dokumente i metapodatke u ZIP arhivi. Nema zaključavanja, nema skrivenih naknada za preuzimanje.
Arhivska knjiga i zakon
Da li je usklađeno sa Zakonom o arhivskoj građi?
Da. Dokumentar implementira svih 58 zakonskih kategorija dokumentarnog materijala i generiše arhivsku knjigu u obliku i roku koji propisuje Zakon o arhivskoj građi (6/2020) i Pravilnik 34/2022.
Kako izgleda generisana arhivska knjiga?
Arhivska knjiga se generiše u zvaničnom XLSX formatu (byte-identičan IAB obrascu) i kao PDF, na ćirilici, sa svim obaveznim podacima: brojem i godinom nastanka, klasifikacionom oznakom, sadržajem, rokom čuvanja i napomenom. Sprema se za predaju do 30. aprila za prethodnu godinu.
Šta ako dokumenti nisu razvrstani po kategorijama?
Na besplatnom planu vi sami dodeljujete kategoriju svakom dokumentu. Na plaćenom planu AI to radi automatski za svaki novi dokument koji otpremite. Dokumenti bez kategorije idu u „Nerazvrstano" i ne ulaze u arhivsku knjigu dok ih ne razvrstate.
Da li Dokumentar generiše obavezna akta (opšti akt, odluka, lista kategorija)?
Da. Čarobnjak za podešavanje vodi vas kroz kreiranje četiri obavezna akta po Pravilniku 34/2022: opšti akt o kancelarijskom poslovanju, opšti akt o elektronskim dokumentima, odluku o odgovornom licu i listu kategorija dokumentarnog materijala.
SEF i integracije
Da li Dokumentar preuzima fakture iz SEF-a bez mog učešća?
Da, na plaćenim planovima. Dokumentar svako jutro automatski preuzima vaše eFakture iz SEF sistema, arhivira ih i razvrstava po godini, smeru i mesecu. Na besplatnom planu SEF integracija nije dostupna.
Da li podržavate eOtpremnice?
Da, na plaćenim planovima. Elektronske otpremnice (ulazne i izlazne) se automatski preuzimaju i čuvaju sa svim obaveznim podacima, uključujući XML i PDF dokumenta.
Kako radi prijem dokumenata mejlom?
Svaka firma u Dokumentaru dobija sopstvenu inbox adresu. Prosledite fakturu, ugovor ili izvod na tu adresu i fajl se automatski čuva. Na plaćenom planu AI ga i razvrsta; na besplatnom planu dokument čeka ručno kategorisanje.
Da li mogu da uvezem bankovne izvode?
Da, na svim planovima. Podržani su XML izvodi Raiffeisen, Addiko, Poštanska štedionica i OTP banke. Uvezite fajl i Dokumentar ih razvrstava po firmi, banci i mesecu, sa pregledom transakcija.
Postoji li mobilna aplikacija?
Da. Mobilna aplikacija za iOS i Android omogućava slikanje fiskalnih računa telefonom. Na plaćenom planu AI prepozna račun i arhivira ga; na besplatnom planu fotografija se čuva kao dokument i čeka ručno kategorisanje.