Arhivska knjiga: šta vam treba

Šta firma mora da ima

• Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja

  Odobrava je nadležni javni arhiv. Mora biti usklađena sa Zakonom o arhivskoj građi (Sl. glasnik RS 6/2020) i internim popisom gradiva firme.

• Opšti akt o evidentiranju, klasifikovanju i arhiviranju dokumentarnog materijala

  Obavezno po čl. 14 Zakona o arhivskoj građi. Utvrđuje postupke prijema, obrade i čuvanja dokumenata u firmi.

• Odluka o određivanju odgovornog stručnog lica za arhiviranje

  Svaka firma mora pisanom odlukom odrediti lice odgovorno za arhivsku građu (čl. 9 Zakona o arhivskoj građi).

• Arhivska knjiga za tekuću godinu, u zvaničnom formatu

  Propisana Pravilnikom 34/2022. Popunjava se u ćiriličnom pismu prema zvaničnom IAB obrascu. Sadrži opis gradiva, količinu, rokove čuvanja i napomene.

• Popis svih dokumenata po godišnjim grupama i kategorijama

  Svaka stavka arhivske knjige mora imati: redni broj, godinu nastanka, klasifikacionu oznaku, sadržaj, količinu, rok čuvanja i napomenu.

• Izjava ili dopis nadležnom javnom arhivu

  Pre predaje arhivske knjige, firma dostavlja dopis kojim obaveštava nadležni javni arhiv o stanju arhivskog gradiva (čl. 9 st. 1 Zakona).

• Rok predaje: do 30. aprila tekuće godine za prethodnu kalendarsku godinu

  Zakonski rok za predaju arhivske knjige nadležnom javnom arhivu. Neispunjavanje je osnov za kaznu od 50.000 do 2.000.000 RSD za pravno lice.

• Dokumentacija u papirnoj ili digitalnoj formi, u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu

  Digitalni dokumenti moraju ispunjavati uslove autentičnosti i integriteta po Zakonu o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja.

Pravni osnov