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Arhivska knjiga: qué necesita
Un repaso práctico de todo lo que una empresa debe preparar para la arhivska knjiga según la ley Zakon o arhivskoj građi (Sl. glasnik RS 6/2020) y el Pravilnik 34/2022. Plazo de presentación ante el archivo público competente: hasta el 30 de abril del año en curso respecto al año natural anterior.
Qué debe tener la empresa
Lista de categorías de material documental con plazos de conservación
La aprueba el archivo público competente. Debe estar alineada con la ley Zakon o arhivskoj građi (Sl. glasnik RS 6/2020) y con el inventario interno de fondos de la empresa.
Opšti akt sobre el registro, la clasificación y el archivado del material documental
Obligatorio según el čl. 14 de la ley Zakon o arhivskoj građi. Establece los procedimientos de recepción, tratamiento y conservación de los documentos en la empresa.
Decisión de designación de la persona experta responsable del archivado
Toda empresa debe designar por decisión escrita a la persona responsable de los fondos de archivo (čl. 9 de la ley Zakon o arhivskoj građi).
Arhivska knjiga del año en curso, en el formato oficial
Prescrita por el Pravilnik 34/2022. Se cumplimenta en alfabeto cirílico según el formulario oficial del IAB. Contiene la descripción de los fondos, la cantidad, los plazos de conservación y las observaciones.
Inventario de todos los documentos por grupos anuales y categorías
Cada entrada de la arhivska knjiga debe incluir: número de orden, año de creación, código de clasificación, contenido, cantidad, plazo de conservación y observación.
Declaración o escrito dirigido al archivo público competente
Antes de presentar la arhivska knjiga, la empresa remite un escrito informando al archivo público competente del estado de sus fondos de archivo (čl. 9 st. 1 de la ley).
Plazo de presentación: hasta el 30 de abril del año en curso respecto al año natural anterior
Plazo legal para presentar la arhivska knjiga ante el archivo público competente. Incumplirlo es motivo de multa de 50.000 a 2.000.000 RSD para la persona jurídica.
Documentación en papel o digital, conforme a la ley Zakon o elektronskom dokumentu
Los documentos digitales deben cumplir los requisitos de autenticidad e integridad de la ley Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja.
Base legal
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti
Sl. glasnik RS 6/2020. Establece las obligaciones de las personas jurídicas en cuanto al registro, la clasificación, la conservación y la entrega de los fondos de archivo. Las multas por incumplimiento van de 50.000 a 2.000.000 RSD para la persona jurídica y de 5.000 a 150.000 RSD para la persona responsable.
Pravilnik o obrascu arhivske knjige 34/2022
Prescribe el aspecto y el contenido exactos de la arhivska knjiga. El formulario oficial está en alfabeto cirílico y debe cumplimentarse en el formato previsto. Dokumentar genera automáticamente un XLSX y un PDF idénticos al formulario oficial del IAB.
Zakon o računovodstvu: plazos de conservación
Estados financieros: 20 años. Diario y libro mayor: 10 años. Justificantes contables: 5 años. Nóminas: trajno (conservación permanente).
Automatice todo el proceso
Dokumentar genera la arhivska knjiga por usted: sube los documentos, la aplicación los clasifica en las 58 categorías legales y, a final de año, con un clic obtiene un XLSX y un PDF listos para presentar ante el archivo competente antes del 30 de abril.
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