Arhivska knjiga : ce qu'il vous faut

Ce que l'entreprise doit avoir

• La liste des catégories de documents avec leurs durées de conservation

  Elle est approuvée par les archives publiques compétentes. Elle doit être alignée sur le Zakon o arhivskoj građi (Sl. glasnik RS 6/2020) et sur l'inventaire interne des documents de l'entreprise.

• L'opšti akt sur l'enregistrement, la classification et l'archivage des documents

  Obligatoire au titre de l'art. 14 du Zakon o arhivskoj građi. Il fixe les procédures de réception, de traitement et de conservation des documents dans l'entreprise.

• La décision désignant la personne compétente responsable de l'archivage

  Toute entreprise doit désigner par décision écrite la personne responsable des archives (art. 9 du Zakon o arhivskoj građi).

• L'arhivska knjiga de l'année en cours, au format officiel

  Prescrite par le Pravilnik 34/2022. Elle se remplit en écriture cyrillique, selon le formulaire IAB officiel. Elle contient la description des documents, la quantité, les durées de conservation et les observations.

• Le relevé de tous les documents par groupes annuels et par catégories

  Chaque entrée de l'arhivska knjiga doit comporter : le numéro d'ordre, l'année de création, le code de classification, le contenu, la quantité, la durée de conservation et les observations.

• La déclaration ou le courrier adressé aux archives publiques compétentes

  Avant de déposer l'arhivska knjiga, l'entreprise adresse un courrier informant les archives publiques compétentes de l'état de ses fonds d'archives (art. 9 al. 1 de la loi).

• Délai de dépôt : jusqu'au 30 avril de l'année en cours pour l'année civile précédente

  C'est le délai légal de dépôt de l'arhivska knjiga auprès des archives publiques compétentes. Son non-respect expose à une amende de 50 000 à 2 000 000 RSD pour la personne morale.

• Une documentation papier ou numérique, conforme au Zakon o elektronskom dokumentu

  Les documents numériques doivent satisfaire aux exigences d'authenticité et d'intégrité du Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja.

Fondement juridique