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Arhivska knjiga: was Sie brauchen
Ein praktischer Überblick über alles, was ein Unternehmen für die arhivska knjiga nach dem Zakon o arhivskoj građi (Sl. glasnik RS 6/2020) und dem Pravilnik 34/2022 vorbereiten muss. Abgabefrist beim zuständigen öffentlichen Archiv: bis zum 30. April des laufenden Jahres für das vorangegangene Kalenderjahr.
Was ein Unternehmen haben muss
Liste der Kategorien des Dokumentenmaterials mit Aufbewahrungsfristen
Sie wird vom zuständigen öffentlichen Archiv genehmigt. Sie muss mit dem Zakon o arhivskoj građi (Sl. glasnik RS 6/2020) und mit dem internen Bestandsverzeichnis des Unternehmens übereinstimmen.
Opšti akt über die Erfassung, Klassifizierung und Archivierung des Dokumentenmaterials
Pflicht nach Artikel 14 des Zakon o arhivskoj građi. Er legt fest, wie Dokumente im Unternehmen entgegengenommen, bearbeitet und aufbewahrt werden.
Beschluss über die Bestellung der verantwortlichen Fachperson für die Archivierung
Jedes Unternehmen muss die für das Archivgut verantwortliche Person durch schriftlichen Beschluss bestellen (Artikel 9 des Zakon o arhivskoj građi).
Arhivska knjiga für das laufende Jahr, im offiziellen Format
Vorgeschrieben durch den Pravilnik 34/2022. Sie wird in kyrillischer Schrift nach dem offiziellen IAB-Formular ausgefüllt. Sie enthält die Beschreibung des Bestands, die Menge, die Aufbewahrungsfristen und die Bemerkungen.
Verzeichnis aller Dokumente nach Jahrgruppen und Kategorien
Jeder Eintrag der arhivska knjiga muss enthalten: laufende Nummer, Entstehungsjahr, Klassifikationszeichen, Inhalt, Menge, Aufbewahrungsfrist und Bemerkung.
Erklärung oder Anschreiben an das zuständige öffentliche Archiv
Vor der Abgabe der arhivska knjiga übermittelt das Unternehmen ein Anschreiben, mit dem es das zuständige öffentliche Archiv über den Zustand des Archivguts informiert (Artikel 9 Absatz 1 des Gesetzes).
Abgabefrist: bis zum 30. April des laufenden Jahres für das vorangegangene Kalenderjahr
Die gesetzliche Frist für die Abgabe der arhivska knjiga beim zuständigen öffentlichen Archiv. Ein Versäumnis begründet ein Bußgeld von 50.000 bis 2.000.000 RSD für die juristische Person.
Unterlagen in Papierform oder in digitaler Form, im Einklang mit dem Zakon o elektronskom dokumentu
Digitale Dokumente müssen die Anforderungen an Authentizität und Integrität nach dem Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja erfüllen.
Rechtsgrundlage
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti
Sl. glasnik RS 6/2020. Er legt die Pflichten juristischer Personen bei Erfassung, Klassifizierung, Aufbewahrung und Abgabe des Archivguts fest. Bußgelder bei Verstößen reichen von 50.000 bis 2.000.000 RSD für die juristische Person und von 5.000 bis 150.000 RSD für die verantwortliche Person.
Pravilnik o obrascu arhivske knjige 34/2022
Er schreibt das genaue Aussehen und den Inhalt der arhivska knjiga vor. Das amtliche Formular ist in kyrillischer Schrift und muss im vorgesehenen Format ausgefüllt werden. Dokumentar erstellt automatisch ein XLSX und ein PDF, identisch mit dem offiziellen IAB-Formular.
Zakon o računovodstvu - Aufbewahrungsfristen
Jahresabschlüsse: 20 Jahre. Journal und Hauptbuch: 10 Jahre. Buchhaltungsbelege: 5 Jahre. Lohnlisten: trajno, also dauerhaft.
Automatisieren Sie den ganzen Vorgang
Dokumentar erstellt die arhivska knjiga für Sie: Sie laden die Dokumente hoch, die Anwendung sortiert sie in die 58 gesetzlichen Kategorien ein, und am Jahresende erhalten Sie mit einem Klick ein XLSX und ein PDF, bereit zur Abgabe an das zuständige Archiv bis zum 30. April.
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