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Comment ça marche

Comment fonctionne Dokumentar

Quatre étapes, du premier fichier à l'arhivska knjiga. Vous déposez un document, Dokumentar le lit, le classe et le garde prêt pour la recherche comme pour le 30 avril.

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Conforme au Zakon o arhivskoj građiAES-256Données dans l'UEGDPR/ZZPL

Comment ça marche

Quatre étapes, du document à l'arhivska knjiga.

  1. Déposez

    Glissez un fichier, transférez-le par e-mail ou photographiez-le avec votre téléphone.

  2. Le classement se fait seul (avec l'IA)

    Avec une formule payante

    Dokumentar lit le document, comprend de quoi il s'agit et le range dans la bonne catégorie.

  3. Cherchez avec vos mots (avec l'IA)

    Avec une formule payante

    Demandez « trouve la facture d'électricité de mars » et vous l'avez en quelques secondes.

  4. Arhivska knjiga prête

    Un clic et vous avez l'arhivska knjiga officielle à déposer avant le 30 avril.

Vous saisissez le PIB, nous remplissons la raison sociale, l'adresse et les comptes bancaires.

Recherche dans le registre public des comptes (JRR) de la Banque nationale de Serbie. Gratuit dans toutes les formules.

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Chaque étape d'un peu plus près

Sous chaque étape, une description concrète de ce qui se passe exactement, de qui peut l'utiliser et de ce qui est disponible gratuitement.

1

Déposez

Gratuit

Glissez un PDF, une image, un DOCX ou un XLSX dans le navigateur. Ou transférez le document par e-mail à l'adresse de votre entreprise dans Dokumentar. Ou photographiez-le avec l'application mobile, directement sur le terrain.

Les trois méthodes sont disponibles gratuitement. La différence se joue après la réception : avec une formule payante, le classement est automatique ; dans la formule gratuite, vous le faites vous-même.

2

Il se classe tout seul

Avec une formule payante

L'IA lit le texte du document et comprend de quoi il s'agit. Facture de vente, contrat de travail, relevé bancaire ou décision du directeur : chacun a sa catégorie légale et sa durée de conservation. Dokumentar les attribue automatiquement, avec une confiance supérieure à 95 %.

Si la confiance n'est pas suffisante, le document est marqué « à vérifier » et vous le catégorisez vous-même. Dans la formule gratuite, vous catégorisez tout dès le départ, mais l'étape est rapide : les 58 catégories légales sont déjà là.

3

Cherchez avec vos mots

Avec une formule payante

Vous tapez « trouve la facture d'électricité de mars » et le bon document apparaît en quelques secondes. Inutile de retenir le nom du fichier ni la catégorie exacte. La recherche comprend le sens de la question, pas seulement les mots-clés.

Dans la formule gratuite, vous disposez de la recherche par mots-clés : saisissez une partie du nom du document ou du fournisseur et Dokumentar filtre la liste.

4

Arhivska knjiga prête

Gratuit (avec catégorisation manuelle)

Un clic et vous avez l'arhivska knjiga officielle à déposer avant le 30 avril. Dokumentar la génère aux formats XLSX et PDF, en cyrillique, exactement selon le Pravilnik 34/2022 et la loi sur les archives (Zakon o arhivskoj građi, 6/2020). Les 58 catégories légales sont déjà incluses.

Avec le classement par IA (formule payante), l'arhivska knjiga s'écrit toute seule, sans le moindre travail manuel. Dans la formule gratuite, vous catégorisez les documents à la main, et elle se génère toujours en un clic.

Bonus

Vous saisissez le PIB, nous remplissons la raison sociale, l'adresse et les comptes.

Quand vous ajoutez une nouvelle entreprise, il suffit de saisir le PIB ou le matični broj. Dokumentar récupère automatiquement la raison sociale complète, l'adresse, la commune, le code d'activité et la liste des comptes bancaires avec leur statut de blocage, depuis le registre public des comptes de la Banque nationale de Serbie. Aucune saisie manuelle, aucune erreur de PIB.

Cette fonctionnalité est gratuite dans toutes les formules, car elle interroge le registre public NBS et non l'IA.

Prêt à commencer ?

Ouvrez un compte en quelques minutes, sans carte bancaire. Commencez avec la formule gratuite et passez à la formule supérieure quand ce sera nécessaire.

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Questions fréquentes sur le fonctionnement

Les réponses aux hésitations les plus courantes avant l'inscription.

Combien de temps faut-il pour traiter un document ?
Un fichier est en règle générale traité en 10 à 30 secondes : l'OCR lit le texte, l'IA comprend de quoi il s'agit et le range dans une catégorie, et la recherche le voit aussitôt. Pour les PDF volumineux (plus de 20 pages), cela peut prendre un peu plus de temps.
Que veut dire « il se classe tout seul » ?
L'IA lit le contenu du document et détermine à quelle catégorie il appartient au sens de la loi sur les archives (Zakon o arhivskoj građi), par exemple « RAC-009 Izlazne fakture » ou « UGO-001 Ugovori o radu ». C'est disponible avec les formules payantes. Dans la formule gratuite, le document est conservé sans classification automatique et vous choisissez vous-même la catégorie.
Comment fonctionne la recherche en langage naturel ?
Plutôt que de retenir le nom exact du fichier, vous tapez ce que vous cherchez, par exemple « facture d'électricité de mars », et Dokumentar trouve les documents correspondants grâce à l'IA. Cette fonctionnalité est disponible avec les formules payantes. Dans la formule gratuite, vous disposez de la recherche par mots-clés.
Qu'advient-il des documents qui arrivent par e-mail ?
Chaque entreprise reçoit sa propre adresse de réception de fichiers. Transférez le document à cette adresse et Dokumentar le conserve. Avec une formule payante, le fichier est en plus classé automatiquement. Dans la formule gratuite, le fichier reste dans la boîte de réception et c'est vous qui le rangez.
Comment l'arhivska knjiga est-elle générée ?
Un clic dans les paramètres et Dokumentar génère l'arhivska knjiga pour l'année choisie conformément au Pravilnik 34/2022, au format cyrillique officiel (XLSX et PDF). Elle est aussitôt prête à être déposée auprès des archives compétentes avant le 30 avril. Avec une catégorisation manuelle, elle est aussi accessible aux utilisateurs de la formule gratuite.
Qu'est-ce que le préremplissage NBS par PIB, et est-il payant ?
Quand vous ajoutez une nouvelle entreprise, vous saisissez seulement le PIB. Dokumentar le vérifie dans le registre public des comptes de la Banque nationale de Serbie et remplit la raison sociale, l'adresse, la commune, le code d'activité et la liste des comptes bancaires. Cette fonctionnalité est gratuite dans toutes les formules.

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