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So funktioniert es

So funktioniert Dokumentar

Vier Schritte von der ersten Datei bis zur arhivska knjiga. Sie laden ein Dokument hoch, Dokumentar liest es, sortiert es ein und hält es bereit für die Suche und für den 30. April.

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Konform mit dem Zakon o arhivskoj građiAES-256Daten in der EUGDPR/ZZPL

So funktioniert es

Vier Schritte vom Dokument zur arhivska knjiga.

  1. Hochladen

    Ziehen Sie eine Datei herein, leiten Sie sie per E-Mail weiter oder fotografieren Sie sie mit dem Telefon.

  2. Sortiert sich selbst (mit KI)

    Im bezahlten Tarif

    Dokumentar liest das Dokument, erkennt, worum es geht, und legt es in der richtigen Kategorie ab.

  3. Suchen Sie in normalen Worten (mit KI)

    Im bezahlten Tarif

    Fragen Sie: „finde die Stromrechnung aus März“ und Sie haben sie in Sekunden.

  4. Arhivska knjiga fertig

    Ein Klick und Sie haben die offizielle arhivska knjiga zur Abgabe bis zum 30. April.

Sie tippen nur den PIB, wir füllen Firmennamen, Adresse und Bankkonten aus.

Abfrage im NBS Javni registar računa. Kostenlos in allen Tarifen.

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Etwas mehr zu jedem Schritt

Unter jedem Schritt steht genau, was passiert, wer ihn nutzen kann und was kostenlos verfügbar ist.

1

Hochladen

Kostenlos

Ziehen Sie ein PDF, ein Bild, eine DOCX- oder XLSX-Datei in den Browser. Oder leiten Sie das Dokument per E-Mail an die Adresse Ihres Unternehmens in Dokumentar weiter. Oder fotografieren Sie es mit der mobilen App direkt vor Ort.

Alle drei Wege sind kostenlos. Der Unterschied liegt darin, was nach dem Eingang passiert: im bezahlten Tarif wird automatisch einsortiert, im kostenlosen erledigen Sie das selbst.

2

Sortiert sich selbst

Im bezahlten Tarif

Die KI liest den Text des Dokuments und erkennt, worum es geht. Ausgangsrechnung, Arbeitsvertrag, Kontoauszug oder Beschluss des Geschäftsführers: alles hat seine gesetzliche Kategorie und seine Aufbewahrungsfrist. Dokumentar vergibt sie automatisch, mit einer Zuverlässigkeit über 95 %.

Reicht die Zuverlässigkeit nicht aus, wird das Dokument als „zu prüfen“ markiert und Sie kategorisieren es selbst. Im kostenlosen Tarif kategorisieren Sie von Anfang an alles selbst, der Schritt geht aber schnell, weil alle 58 gesetzlichen Kategorien bereits hinterlegt sind.

3

Suchen Sie in normalen Worten

Im bezahlten Tarif

Sie tippen „finde die Stromrechnung aus März“ und sehen in Sekunden das passende Dokument. Sie müssen sich weder den Dateinamen noch die genaue Kategorie merken. Die Suche versteht den Sinn der Frage, nicht nur die Stichwörter.

Im kostenlosen Tarif steht die Stichwortsuche zur Verfügung: Sie geben einen Teil des Dokumentnamens oder des Lieferanten ein und Dokumentar filtert die Liste.

4

Arhivska knjiga fertig

Kostenlos (mit manueller Kategorisierung)

Ein Klick und Sie haben die offizielle arhivska knjiga zur Abgabe bis zum 30. April. Dokumentar erzeugt sie als XLSX und PDF, in kyrillischer Schrift, genau nach Pravilnik 34/2022 und dem Zakon o arhivskoj građi (6/2020). Alle 58 gesetzlichen Kategorien sind bereits enthalten.

Mit KI-Klassifizierung (bezahlter Tarif) schreibt sich das Buch ganz ohne Handarbeit. Im kostenlosen Tarif kategorisieren Sie die Dokumente selbst, und das Buch entsteht trotzdem mit einem Klick.

Bonus

Sie tippen nur den PIB, wir füllen Firmennamen, Adresse und Bankkonten aus.

Wenn Sie ein neues Unternehmen anlegen, genügen PIB oder matični broj. Dokumentar holt automatisch den vollständigen Namen, die Adresse, die Gemeinde, den Tätigkeitsschlüssel und die Liste der Bankkonten samt Sperrstatus aus dem Javni registar računa der Narodna banka Srbije. Kein Abtippen, keine Zahlendreher im PIB.

Diese Funktion ist in allen Tarifen kostenlos, denn sie nutzt das öffentliche NBS-Register und keine KI.

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Häufige Fragen dazu, wie es funktioniert

Antworten auf die häufigsten Fragen vor der Registrierung.

Wie lange dauert die Verarbeitung eines Dokuments?
Eine Datei ist in der Regel in 10 bis 30 Sekunden verarbeitet: OCR liest den Text, die KI erkennt, worum es geht, und ordnet das Dokument einer Kategorie zu, und die Suche findet es sofort. Bei größeren PDF-Dateien (mehr als 20 Seiten) kann es etwas länger dauern.
Was heißt „sortiert sich selbst“?
Die KI liest den Inhalt des Dokuments und bestimmt, zu welcher Kategorie nach dem Zakon o arhivskoj građi es gehört, zum Beispiel „RAC-009 Izlazne fakture“ (Ausgangsrechnungen) oder „UGO-001 Ugovori o radu“ (Arbeitsverträge). Das gehört zu den bezahlten Tarifen. Im kostenlosen Tarif wird das Dokument ohne automatische Klassifizierung gespeichert und Sie wählen die Kategorie selbst.
Wie funktioniert die Suche in natürlicher Sprache?
Statt sich den genauen Dateinamen zu merken, tippen Sie, was Sie suchen, zum Beispiel „Stromrechnung aus März“, und Dokumentar findet die passenden Dokumente mithilfe von KI. Diese Funktion gehört zu den bezahlten Tarifen. Im kostenlosen Tarif steht die Stichwortsuche zur Verfügung.
Was passiert mit Dokumenten, die per E-Mail eintreffen?
Jedes Unternehmen bekommt eine eigene Eingangsadresse für Dateien. Leiten Sie ein Dokument an diese Adresse weiter und Dokumentar speichert es. Im bezahlten Tarif wird die Datei zusätzlich automatisch einsortiert. Im kostenlosen Tarif liegt die Datei im Posteingang und Sie ordnen sie selbst ein.
Wie wird die arhivska knjiga erzeugt?
Ein Klick in den Einstellungen und Dokumentar erzeugt die arhivska knjiga für das gewählte Jahr nach Pravilnik 34/2022, im offiziellen kyrillischen Format (XLSX und PDF). Sie ist damit sofort bereit für die Abgabe beim zuständigen Archiv bis zum 30. April. Mit manueller Kategorisierung steht sie auch Benutzern im kostenlosen Tarif zur Verfügung.
Was ist die NBS PIB-Autovervollständigung und kostet sie etwas?
Wenn Sie ein neues Unternehmen anlegen, tippen Sie nur den PIB. Dokumentar prüft ihn im Javni registar računa der Narodna banka Srbije und füllt Namen, Adresse, Gemeinde, Tätigkeitsschlüssel und die Liste der Bankkonten aus. Diese Funktion ist in allen Tarifen kostenlos.

Bringen Sie Ihre Dokumente in 10 Minuten in Ordnung.

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