Verschlüsselung
AES-256-GCM-Verschlüsselung der Dokumente im Speicher. TLS 1.3 bei der Übertragung. Jeder Upload wird per SHA-256-Hash geprüft, bevor er als angenommen gilt.
Sicherheit und Vertrauen
Hohe Sicherheit für Ihre Daten.
Geschäfts- und Finanzunterlagen sind sensibel. Genau so behandeln wir sie.
Konform mit dem Zakon o arhivskoj građiAES-256Daten in der EUGDPR/ZZPL
Zugriff und Kontrolle
Feingranulare Berechtigungen pro Dokument, Ordner und Arbeitsbereich. Anonyme Freigabelinks mit Ablaufdatum. Ein dauerhaftes Append-only-Audit-Log, das sich nicht verändern lässt.
Infrastruktur
Die Daten verlassen die Europäische Union nicht.
Gesetzeskonformität
Der Retention Guard verhindert das Löschen von Dokumenten vor Ablauf der gesetzlichen Frist. Dokumentiertes izlučivanje nach dem Pravilnik 34/2022, mit schriftlichem Zapisnik o izlučivanju. Wöchentliche Integritätsprüfung jedes einzelnen Dokuments.
Die Kontrollen im Detail
Gesetzeskonformität
- Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, das serbische Archivgesetz (Sl. glasnik RS 6/2020)
- Zakon o računovodstvu, das serbische Rechnungslegungsgesetz - Aufbewahrungsfristen für Finanzunterlagen
- Zakon o zaštiti podataka o ličnosti, das serbische Datenschutzgesetz (ZZPL/DSGVO)
- Pravilnik o obrascu arhivske knjige 34/2022 - das amtliche Formular in kyrillischer Schrift
Verschlüsselung und Übertragung
- AES-256-GCM für alle Dokumente im Speicher
- TLS 1.3 für alle Verbindungen bei der Übertragung
- SHA-256-Prüfung jedes Dokuments beim Import und bei der wöchentlichen Kontrolle
Integrität und Revision
- SHA-256-Prüfsumme ist bei jedem Eintrag Pflicht
- Append-only-Audit-Log - kein Eintrag lässt sich vor Ablauf der Frist ändern oder löschen
- Wöchentliche Integritätsprüfung: vorrangig die Dokumente, deren Frist bald abläuft, dazu eine Stichprobe aus dem Rest
- Der Inhaber wird bei der ersten Abweichung einer Prüfsumme gewarnt
Dokumentiertes izlučivanje
- Das Löschen von Dokumenten mit abgelaufener Frist läuft über den amtlichen Workflow
- Der Inhaber genehmigt den Vorschlag für das izlučivanje, bevor gelöscht wird
- Das System erstellt den Zapisnik o izlučivanju (DOCX/PDF) und löscht erst danach
Datenstandort
- Die Daten verlassen die Europäische Union nicht
Dokumentar.rs verschlüsselt Daten mit AES-256-GCM und speichert alle Dateien auf Servern in der Europäischen Union. Jedes Dokument erhält beim Import eine SHA-256-Prüfsumme. Einmal pro Woche prüft das System die Prüfsummen und warnt Sie, falls etwas nicht übereinstimmt.
Das Audit-Log ist auf Datenbankebene append-only: Kein Eintrag lässt sich vor Ablauf der vorgeschriebenen Frist ändern oder löschen. Das dokumentierte izlučivanje folgt dem amtlichen Workflow mit einem Zapisnik o izlučivanju, nach dem Pravilnik 34/2022.
Wir erfüllen die Anforderungen des Zakon o arhivskoj građi (6/2020), des Zakon o računovodstvu, des Zakon o zaštiti podataka o ličnosti (ZZPL/DSGVO) und des Pravilnik o obrascu arhivske knjige 34/2022. B2B-Kunden bieten wir auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA).
DPA herunterladen
Für B2B-Kunden, die einen förmlichen Auftragsverarbeitungsvertrag über personenbezogene Daten (DPA) nach ZZPL/DSGVO benötigen: Senden Sie uns eine Anfrage über das Kontaktformular, und wir stellen Ihnen das ausgefüllte Dokument zur Unterschrift bereit.
DPA anfordernHäufige Fragen zur Sicherheit
Wo werden meine Dokumente gespeichert?
Alle Dateien liegen auf Servern in der EU-Region, AES-256-verschlüsselt. Die Daten verlassen die Europäische Union nicht.
Wer kann meine Dokumente sehen?
Nur die Nutzer, die Sie einladen, mit den Berechtigungen, die Sie festlegen. Jeder Zugriff wird im Append-only-Audit-Log festgehalten. Mitarbeiter von Dokumentar haben ohne Ihre ausdrückliche Erlaubnis keinen Zugriff auf Ihre Dateien.
Was passiert mit Dokumenten, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abläuft?
Das System benachrichtigt Sie über einen Vorschlag für das izlučivanje. Sie als Inhaber geben die Liste frei. Danach erstellt das System den Zapisnik o izlučivanju und löscht die Dokumente erst dann. Kein Dokument wird ohne Ihre Freigabe automatisch gelöscht.
Wie wird geprüft, ob Dokumente unverändert geblieben sind?
Jedes Dokument erhält beim Import eine SHA-256-Prüfsumme. Einmal pro Woche prüft das System die Prüfsumme und warnt Sie, falls etwas nicht übereinstimmt.
Kann ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) unterzeichnen?
Ja. Der DPA steht zum Download bereit und wird auf Anfrage zur Unterschrift verschickt. Schreiben Sie uns über die Kontaktseite.
Noch weitere Fragen zur Sicherheit?
Wir gehen die konkreten Kontrollmechanismen gern mit Ihnen durch und unterzeichnen den DPA.